Value Stream Map (VSM, arvovirtakuvaus) on Lean työkalupakista löytyvä työkalu, jolla esitetään visuaalisesti tiedon ja materiaalin kulku siitä hetkestä, kun asiakkaan tarve syntyy siihen, kun tuote (tai palvelu) on asiakkaan käytössä. Yritysjohto ja konsultit käyttävät arvovirtakuvausta hukan tunnistamiseen ja eliminoitiin tuotantoketjun tehostamiseksi. Tuotepäällikölle Value Stream Mapping voi olla tehokas työkalu uusien tuoteideoiden moottorina toimivien ongelmien löytämiseksi. Kuten sanonta kuuluu, toisen roska voi olla toisen aarre.
Kaikkeen tuotantoon sisältyy turhia (arvoa tuottamattomia) työvaiheita, joita Lean termein kutsutaan hukaksi (muda). Osa näistä turhista työvaiheista on aidosti turhia ja kohtuullisella vaivalla poistettavissa (type 1 muda). Osa työvaiheista ei suoraan tuota liiketoiminnallista arvoa, mutta ovat luonteeltaan välttämättömiä (type 2 muda). Esimerkki jälkimmäisestä voisi olla turvatarkastukset ja standardien noudattaminen.
Miten lähteä liikkeelle
Arvovirtakuvaus on dokumentti, joka kuvaa yrityksen prosessin tai sen osan sellaisena kuin se on alusta loppuun. Dokumentointiin liittyy tiettyjä käytäntöjä ja muotoseikkoja, joihin tulee perehtyä ensin. Näiden lisäksi itse VSM prosessin käynnistäminen saattaa saada sinut raapimaan päätäsi.
Tässä muutama vinkki, millä pääsee alkuun:
- Ymmärrys prosessin tarpeista ja arvosta sekä asiakkaalle että yritykselle on lähtökohta onnistuneelle analyysille. Puhu sidosryhmille ja kartoita eri osapuolten tarpeita ennen aloittamista.
- Tarkkaile ja kerää dataa. Joissain tapauksessa mittarit löytyvät valmiiksi. Joissain tapauksissa ne pitää keksiä ja aloittaa mittadatan keräämisestä. Haastattelut ja Google ovat myös hyviä lähteitä. Mitä et mittaa, et voi parantaa.
- Mieti kuinka rajaat Value Stream Map analyysin. Teoreettinen ideaali on tarkastella koko ketjua alkulähteeltä asiakkaan käyttökokemukseen. Mutta voi olla, että se ei juuri nyt ole tarkoituksenmukaista tai sinulla ei ole siihen resursseja. Norsukin syödään pala kerrallaan.
- Käytä tarkoituksenmukaista työkalua dokumentointiin. Tulostettu VSM pohja ja lyijykynä ovat perinteisen hyvä combo. Dokumentointiin löytyy myös paljon etätyöaikaan istuvia sähköisiä työkaluja, kuten esimerkiksi Lucidchart, Miro ja MS Visio.
Miten arvovirtakuvaus syntyy
Kun periaatteet Value Stream Map -dokumentin laadintaan ovat selvillä, on aika lähteä täyttämään itse VSM dokumenttia. Työssä kannattaa olla systemaattinen ja sen tueksi tässä on kuvattu eteneminen vaihe vaiheelta.
Tiivistettynä prosessi on seuraava:
- Määritä tarkastelun laajuus (alku- ja loppupiste)
- Dokumentoi toimitusprosessin vaiheet
- Kartoita varastointi ja odotusajat
- Kartoita informaation kulku prosessissa
- Laadi aikajana
Alku- ja loppupiste
Mikäli tarkastelet koko arvoketjua, alku- ja loppupisteet ovat luultavasti yhden yrityksen ulkopuolella (esimerkiksi raaka-aineen valmistaja ja loppuasiakas). Joskus on myös tarkoituksenmukaista tarkastella vain osaa arvoketjusta, kuten toimintaa yksittäisen yrityksen sisällä.
Toimitusprosessin vaiheet
Jokainen prosessin vaihe esitetään omana laatikkonaan arvovirtakartalla. Vaiheiden tunnistamisen lisäksi laatikoihin kirjataan lisäksi prosessivaiheeseen osallistuvien henkilöiden määrä, vaiheen kesto, käyttöaste, erilaisia laatumittareita sekä muita kiinnostuksen kohteena olevia mitattavia muuttujia.
Varastointi ja odotus
Koska emme elä täydellisessä maailmassa, prosessivaiheiden välissä on ainakin jonkinlaista odotusta tai varastointia. Odottelu ja varastointi ovat hukkaa, josta voi ja kannattaa pyrkiä eroon (type 1 muda). Tätä kuvaavat mittarit lisätään VSM kaavioon prosessivaiheiden väliin.
Informaation kulku
Informaation kulku on merkittävä osa moderneja prosesseja. Prosessin informaatiokerros voi olla hedelmällinen maa erityisesti ohjelmistopohjaisten tuotteiden löytämiseen. Kommunikaatio voi olla manuaalista (muistiot, tulosteet, keskustelut) tai sähköistä (sähköposti, puhelin, tekstiviestit). Sähköinen ja manuaalinen viestintä kuvataan karttaan eri tavoilla. Informaation kulkuun liittyen kartoitetaan viestintätapojen lisäksi esimerkiksi käytetyt menetelmät ja kommunikaation määrä.
Aikajana
Lopuksi Value Stream Map kaavioon lisätään aikajana, joka kuvaa eri vaiheisiin (ja niiden välissä odotteluun) kuluva aika. Aikajana auttaa paitsi hahmottamaan prosessin keston, myös (ja oleellisemmin) kuvaamaan ajan jakautumisen arvoa tuottavaan (Value-Added Time) ja arvoa tuottamattomaan (Production Lead Time) toimintaan. Näiden pohjalta on mahdollista laatia prosessin tehokkuusluku (PCE, Process Cycle Efficiency). Tuotepäällikön näkökulmasta aikajana valaisee koko prosessin parannuspotentiaalia ja kertoo, missä pahimmat pullonkaulat ovat.
Arvovirtaketjun kuvaaminen Value Stream Map tekniikalla auttaa tuotetiimiä kahdella tavalla. Ensiksikin se auttaa tunnistamaan ongelmia arvoketjuissa, jotka toimivat pohjana uusille tuoteinnovaatioille. Toiseksi se auttaa hahmottamaan mahdollisella tuotteella aikaansaatavan hyödyn ajan tai muun mitattavissa olevan resurssin muodossa. Suosittelen kokeilemaan!